Как сохранить документацию в целостности при офисном переезде?

Как сохранить документацию в целостности при офисном переезде?

Самым ценным в офисе является не мебель, не компьютеры и оргтехника, а рабочая документация, и именно деловым бумагам должно быть уделено максимум внимания при переезде в новое помещение.

Самым ценным в офисе является не мебель, не компьютеры и оргтехника, а рабочая документация, и именно деловым бумагам должно быть уделено максимум внимания при переезде в новое помещение.

Идеальное решение – привлечение мувинговой компании, которая имеет опыт работы по данному направлению, знает все нюансы перевозки документации и будет отслеживать судьбу каждого акта или счета на время переезда. Сохранение имущества компании-клиента является их прямой обязанностью!

Если вы работаете с мувинговой компанией, то можете быть уверены, что подстрахованы на все случаи – весь упаковочный материал будет доставлен, при необходимости хранения имущества на складе вам предложат услуги ответственного хранения, к тому же всегда на связи личный менеджер, готовый ответить на все вопросы.

А вот в том случае, если вам не посчастливилось работать с ними и придется справляться собственными силами, то нужно будет выполнить несколько рекомендаций, чтобы сохранить документацию в необходимом порядке.

  1. С отсортированными по папкам документами все довольно просто – их необходимо упаковать и промаркировать, а особо ценные экземпляры на время переезда и вовсе лучше отправить на хранение в банковскую ячейку.
  2. Если речь идет о разрозненных стопках документов, то придется начать с наведения порядка – отсортировать по назначению, разместить по папкам, и потом уже упаковать и промаркировать.
  3. Нельзя документацию на время транспортировки оставлять в шкафах. Во-первых, значительно, увеличивается их вес, во-вторых, всегда остается риск, что бумаги могут перепутаться.
  4. Вся документация должна быть тщательно упакована – для этого используют как коробки из многослойного картона, так и стрейч-пленку для защиты от влаги.

Если у вашей компании большой документооборот, то лучше обратиться в мувинговую компанию – это значительно сэкономит ваше время. Например, в компании «А-Мувинг» существует собственная система маркировки упакованной документации, которая позволяет избежать неразберихи. Мы составляем не только опись всей документации в компании, но и в обязательном порядке разбиваем по отделам. «А-Мувинг» предоставляет комплексные услуги офисного переезда, цены можно уточнить как на сайте, так и у наших менеджеров по телефону. К тому же наши ребята сделают все, чтобы во время переезда вы сохранили позитивный настрой и отличное настроение!